最強の問題分析【すぐできる】「なぜなぜ分析」

行動するぞ

 

こんにちは!
けんけんです!

みなさん! 日々のビジネスや暮らしの中で「困った!」とか「どうしよう?」って思うこと多いですよね。小さなことから大きなことまで様々な問題が発生します。

そこで今回は、すぐにできて、効果の大きい問題分析法「なぜなぜ分析」について解説していきます。

◆この記事を読んで得られるメリット

問題発生時の原因と対応策について、漏れなく、深掘りができるようになる。

紙とえんぴつがあれば、誰でも、すぐできる。
書くものがなければ、頭の中でもできる。
そういう【すぐできる】技が身につく。

このやり方、考え方を習慣化すると、物事を深く考えられるようになり、周りの人より一歩抜きんでられる。

 

◆結論

「それはなぜ?」「じゃあ、それはなぜ?」「さらにそれはなぜ?」…… と「それはなぜ?」を少なくとも5回繰り返そう!

 

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1.「なぜなぜ分析」って何?

 

「なぜなぜ分析」は問題分析法のひとつです。

「それはなぜ?」を繰り返して問題点を洗い出し、対応策を検討します。

誰にでも、すぐにできて、効果は絶大です。

1-1.問題点の洗い出し

 

以下、紙に書いて可視化した方が良いですが、問題発生の場面に応じて頭の中で考えるだけでも良いです。

・発生した問題の原因を「それはなぜ?」と質問して答えを書きます(頭の中で考える、でも良いです)

・出てきた答えについて、「じゃあ、それはなぜ?」と質問します。
最初に出てきた答えが複数ある時は、それぞれの答えについて質問を行います。

・「じゃあ、それはなぜ?」の答えについて、「さらに、それはなぜ?」と質問します。

・このように、出てきた答えについて「それはなぜ?」を繰り返します。

・繰り返す回数は「少なくとも5回」を目標にしましょう。
6回、7回、……とできれば、質問を繰り返してもいいですし、「5回」は目標なので、もっと少ない回数で終わってしまっても構いません。

肝心なのは、
質問を繰り返して、
深掘りするということです。

 

・「答え」を出すときのコツとして、いきなり結論となる「答え」まで急いで答えようとしないことです。
些細なこと、これを言ったらくだらないと思われるようなことでも構わないので、洗いざらい列挙することに重きを置きましょう!

 

1-2.対応策の検討

 

洗い出した問題点について、それぞれの解決策を考えていきます。

・すぐに思いつく対応策

・そもそもの目標、目的は何であったかという視点

・本来、どうあるべきか? どうすべきか? という視点

・暫定対処と抜本対処

 

あなたの知識と経験を
総動員して、
有効な手段を
考えましょう!

 

また、相手の立場になって考えるとか、第三者だったらどう思うだろうか?
もし、あなたが日頃からリスペクトしている方がいれば、その方だったらどうするか?
など、自分と違う立場で考えるてみるのも有効です。

 

2.「なぜなぜ分析」が活躍するシーン

 

「なぜなぜ分析」は、ビジネスやプライベート、あらゆるシーンで使うことができます。

「さあ、今から「なぜなぜ分析」を始めるぞ!」と構えるのではなく、日頃から、なぜ? なぜ?
と疑問を持つことを習慣にできれば、あまり意識せずに、ものごとを深く考えられるようになります。

うわべだけで判断することが減り、洞察力が強い人間として成長できます。

2-1.ビジネスシーンでトラブル発生

 

・お客様からのクレーム

クレームの内容だけでなく、クレームに至った根本原因を突き止めて対応を考えましょう!

クレームの内容に対応しているだけでは、「言われたことしか、やらない、できない」という状態になってしまう可能性があります。

 

・作業ミスや事務ミスの発生

たいていは、「つい、うっかり」による事象です。

でも、「つい、うっかり」に終わらせず、「なぜ?」「なぜ?」 と、「うっかり」の原因を考えることで、同じ間違いを防ぐ方法が考えやすくなります。

 

・システム障害

これは、IT関連の仕事をされている方に特に言えることなのですが、コンピューターやネットワークにおけるシステム障害発生時の原因分析に使用できます。
「なぜ?」 「なぜ?」を繰り返すことで真の原因分析を行い、再発防止策を決定します。

IT関連企業にお勤めの方であれば、「なぜなぜ分析」は、すでにご存知かもしれませんね。
僕も、勤務先はIT関連であり、「なぜなぜ分析」を初めて耳にしたのは、社内研修の場でした。

 

2-2.仕事、プライベートでの人との関わり

 

・勤め先の同僚、または家族や友人から相談を受けた時

人から相談されたら親身になって相談に乗るのは当然のことですが、時々、相談を持ち掛けた側が自分でも気づかずに、本来の問題とは違うことを相談している場合があります。
なので、相談を受けたら、答えを考える以前に「この人は今、何に困っているのか」を正しく把握するようにしましょう。その際に「なぜ?」「なぜ?」と思いながら話を聞くと本当の問題がわかりやすいです。

 

・身近な人に怒りを感じた、身近な人から怒りを向けられた

怒りを感じた、怒りを向けられた、どちらもイヤなものですね。
見過ごすことができればいいですが、そうもいかないことが多いです。
そんなときも「なぜ?」「なぜ?」と考えてみましょう。
原因がはっきりすれば、気持ちの整理がつけやすいかもしれません。
ただの思い過ごしだった、というのが一番いいですが。

 

2-3.自分自身のマインド

・イヤなことがあった時の自己ケア

気分が落ち込む、憂鬱になる、というシーンです。
考えるのもつらい、そのまま眠りについてもぐっすり眠れないかもしれません。

つらいかもしれませんが、「なぜ?」「なぜ?」を具体的に考えて、建設的な対応方法を見つけてみませんか?

「対応策の検討」のところで書きましたが、あなた以外の第三者だったら、どう思う?とか、視点を変えてみると新たな気づきがあるかもしれません。

 

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3.筆者が「なぜなぜ分析」を使用した例

 

3-1.「モチベーションがあがりません」と相談されたときの対応

以前、若手社員から「仕事のモチベーションがあがりません。モチベーションをあげるにはどうしたらいいですか?」と相談されたことがあります。

モチベーションのあげ方であれば

・本来の目標、目的がなんであったか再確認する

・モチベーションの阻害要因を取り除く

・うまくいったときの喜びの感情を想像する

・他の楽しいことを考える

・自分へのご褒美を用意する

・一旦、休息するか、気分転換する

などが、パッと思い浮かぶことですが、

「仕事のモチベーションがあがりません。もう一杯いっぱいです。何もする気にもなれません」ともいいます。
これは、ただ事ではない、と ①仕事のモチベーションがあがらない ②気持ちが一杯いっぱい ③何もする気になれない の3つの問題について、それぞれ「なぜ?」「なぜ?」で落とし込んでいきました。

分析の途中で出てきたのは、「仕事や、やらなければならないことがありすぎる」「優先順位を考えることが苦手」「なんでも自分一人でやろうと抱え込んでしまう」等などで、「他人に任せられない」「責任感が強い」「体力に自信がある(だから全部自分でやろうとする)」などが続きました。

対応策としては、

・やらなければいけない仕事、その他を洗い出す

・緊急度と重要度をベースに優先順位をつける

・急ぎでも重要でもないことは一旦保留にし、やらなくていいことはやらない、

・他人に頼めるところは他人に頼む(やってもらう、教えてもらう)

等など、仕事の管理の基本的なことが悩みの原因であり、本当に求めていた解決策でした。
「モチベーション」というマインドとは違うことでした。

 

3-2.クレームが多いお客様との信頼関係構築

 

ある、システム開発プロジェクトのお客様の例です。

新規のお客様だったのですが、一言で言うと「言動やご要望事項が、かなり厳しいお客様」でした。
僕は、途中からサブリーダーという立場でプロジェクトに参加しました。
週に一度、プロジェクトの進捗状況や課題を共有するための「進捗会議」があり、僕の勤務先が議事録を作成していました。

「進捗会議」では、進捗や課題の他、議事録の記載についても、お客様から色々なご意見やご要望がありましたが、「クレーム」的な内容が多くありました。

そこで、「クレーム」をそのまま受け取るのでなく、「なぜ?」「なぜ?」で「クレーム」の真の原因を突き止め、解決方法を回答したり、提案するようにしたりしました。そして、「クレーム」の内容、解決のための回答、提案の要点を、きっちり議事録に記載するようにしました。

何回か「進捗会議」を繰り返すうち、まず、議事録の内容に関する指摘が、ほぼなくなりました。

プロジェクトの進捗や問題点についても、和やかに建設的な意見を確認する場となりました。

お客様の積極的な参加とご協力を得ることができ、最終的にプロジェクトも無事完了して本番稼働を迎えました。

 

4.まとめ

 

以上、「なぜなぜ分析」の意味と実施方法、再現可能なシーン、筆者の実体験について、説明してきました。

この記事の結論であり、みなさんに覚えていただきたいことは、

「それはなぜ?」「じゃあ、それはなぜ?」「さらにそれはなぜ?」…… と「それはなぜ?」を少なくとも5回繰り返そう!

そして、どうか、習慣になるまで実践してください。

すぐにできて、効果大、間違いなしです。

 

◇◆◇ ◆◇◆ ◇◆◇ ◆◇◆ ◇◆◇

編集後記

みなさん、今回の内容、いかがでしたか?

「仕事たいへ~ん!」「会社行きたくな~い!」「月曜日がゆううつ~!」という方も多いと思います。でも、ちょっとしたコツやテクニックでストレスを軽減することは可能です。

これからも情報発信していきます。
少しでもみなさんのお役に立てれば、うれしいです。

 

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最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

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